+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Приказы об отгуле сроки хранения гост

При работе с распорядительными документами приказами, распоряжениями нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций — собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение. В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы распоряжения по основной производственной деятельности и приказы распоряжения по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом Перечень ст. Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив отдельное дело с соответствующим сроком хранения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Изменения в оформлении документов. ГОСТ - Изменения в законодательстве

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления.

Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению. В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им — это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа — распоряжения.

Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы далее по тексту — приказ. Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании. Это связано в первую очередь с их финансовой значимостью. Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например: об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Копии этих приказов распоряжений в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок ст. В соответствии со сроками хранения определяются система регистрации и система хранения таких документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет.

Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды, в случае трудового спора, традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации. Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет принято — не более 5 лет , так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения до 10 лет. Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок и способам крепления в них документов.

Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того, как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению. Но, кроме текущих кадровых приказов, в кадровой службе создаются распорядительные документы, обязательность которых установлена ТК РФ.

Например, ст. Только они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа. Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

Эти кадровые приказы являются основными документами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, факт и основание увольнения. В соответствии с их информационной ценностью эта группа кадровых распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться данная информация.

В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75 лет после увольнения работника. Этот срок хранения вряд ли целесообразен, но он может быть пересмотрен только централизованно Архивной службой РФ.

Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с года входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации УС ОРД , а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда формы Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а. Эта группа приказов регистрируется в специальных журналах, в которых указывается не только регистрационный индекс, но и, по возможности, фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

Срок хранения начинается после внесения в них последней записи оформления законченного журнала как дела длительного свыше 10 лет срока хранения. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в году, начинается с 1 января года.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Кадровые приказы создаются в нескольких экземплярах. Первые экземпляры подлинники кадровых приказов регистрируются и хранятся централизованно в отдельном деле в отделе кадров. Остальные копии — в бухгалтерии, в личных делах сотрудников. Копии приказов могут передаваться в структурное подразделение, тиражироваться для ознакомления всех сотрудников, выдаваться по просьбе работника ему на руки. Дела с приказами данной категории также могут быть переходящими вестись при небольшом количестве документов в течение нескольких лет или, наоборот, разбиваться на тома в течение года.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с основными правилами работы архивов организаций во всех учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, независимо от их формы собственности. В соответствии с Правилами полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.

Кадровые приказы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке переплету они располагаются в прямой хронологической последовательности по возрастанию номеров в пределах каждого года, при этом должны быть удалены все металлические скобки и скрепки.

Одновременно проверяется полнота оформления документов, наличие всех необходимых дат и подписей. Проверяется также наличие всех зарегистрированных приказов. В случае утери подлинника при подготовке дела к подшивке к переплету на его место должна быть помещена заверенная копия. В конце дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела листы внутренней описи документов дела. Для учета всех включенных в дело кадровых приказов распоряжений составляется их внутренняя опись.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Итого внесено сто восемьдесят шесть документов ————————— цифрами и прописью.

Количество листов внутренней описи 7 семь ——————— цифрами и прописью. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество приказов распоряжений и количество листов самой внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составившим ее сотрудником кадровой службы с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи рис. Если дело с приказами было переплетено или подшито без внутренней описи, то оформленная позднее внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки полистно только за верхний край так, чтобы можно было прочитать все включенные в нее записи. После подшивки переплета страницы дела с приказами по личному составу должны быть пронумерованы, для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов.

Нумеруются все листы порядковой нумерацией кроме листов внутренней описи и листа-заверителя только простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются при ее составлении посредине верхнего поля листа.

Заверение пронумерованного дела оформляется: на специальном бланке листа-заверителя дела или чистом листе бумаги; в журнале регистрации приказов по личному составу на оборотной стороне последнего чистого листа; в картотечных указателях к приказам — на обороте отдельной чистой карточки.

В заверительной надписи указывается наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров листов в деле и карточек. Лис-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления рис. Лист-заверитель не нумеруется.

Запрещается оформлять заверение дела на внутренней стороне обложки или обороте последнего листа самих приказов. Если дело было подшито без бланка листа-заверителя, он вклеивается позднее за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

После подшивки отдельные приказы из дела не выдаются, при необходимости дела выдаются целиком. При возвращении дела с приказами на хранение в листе-заверителе дела делается отметка о том, в полном ли порядке и составе приказы были возвращены. При хищении или невосполнимой порче дела документов оформляется соответствующий акт по форме, включенной в основные правила работы архивов.

Обложки всех дел по личному составу длительного свыше 10 лет срока хранения оформляются в соответствии со стандартом. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования вышестоящей организации также в именительном падеже.

Выше наименования организации оставляют две резервные строки для внесения, в случае необходимости наименования государственного или муниципального архива, в который могут быть сданы кадровые приказы вместе с другими делами на хранение.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения, например, проставляются номера приказов, если из них сформировано несколько томов дела, например:. Если делом является журнал регистрации приказов, то указываться должны точные календарные даты первой и последней записи.

Количество листов на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя дела. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации после сверки его по Перечню с указанием соответствующей статьи, например:. Каждая организация обязана обеспечивать сохранность документов по личному составу и их систематический учет. Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия состава и содержания дел, отобранных к долговременному хранению, закрепления их систематизации и учета.

Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел. Каждая опись представляет собой последовательное описание включенных в нее дел с самостоятельной нумерацией описательных статей.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела; делопроизводственный индекс дела; полный заголовок дела; крайние даты приказов, включенных в дело; количество листов в деле; срок хранения дела. При составлении описи дел кадровой службой необходимо соблюдать следующие правила: 1. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Систематизация дел в описи, как правило, должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. В опись дел по личному составу включаются и законченные регистрационные журналы и картотеки. В конце описи оформляется итоговая запись о количестве и номерах дел, включенных в опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера дел и пропущенные номера.

Опись дел кадровой службы подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с руководителем службы ДОУ организации, рассматривается и согласовывается одобряется экспертной комиссией ЭК и утверждается руководителем организации рис.

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе, третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была одобрена.

Как правило, одновременно кадровой службой готовится проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения за тот же период, на который составляется опись дел по личному составу. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт рис.

Документы организации, в том числе и кадровые, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, сдаются работником организации, занимающимся их утилизацией. Кадровые приказы, отобранные на длительное хранение, могут храниться как в кадровой службе, так и в архиве организации в зависимости от того, где будет лучше обеспечена их безопасность и сохранность от преждевременного старения. Сидоров В данную опись внесено: 15 пятнадцать дел с N 1 по N 16, в том числе: литерные номера: 9а пропущенные номера:.

Чижов

Приказ о проведении медосмотра

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др., составляются по Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел. .. *(3) ГОСТ «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы.

Правила оформительского тона

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу дополняемых изданием распоряжений , оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации. Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

Классификатор приказов вам поможет

Приказ о прохождении медосмотра обязывает работников предприятия соблюсти условия, установленные сроки и порядок процедуры. Мы поможем составить приказ о прохождении медосмотра, чтобы соблюсти все требования законодательства. В году единый образец приказа о прохождении медосмотра пока не предусмотрен трудовым законодательством. На каждом предприятии кадровик оформляет приказ по собственному усмотрению, в произвольной форме.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Работник пишет заявление...

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению. В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им — это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа — распоряжения. Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы далее по тексту — приказ. Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

В статье мы расскажем, как составить заявление, и выясним особенности их регистрации. Приведем примеры формулировок заявлений на все случаи кадровой жизни — от приема на работу до просьбы выдать справки при увольнении. За время работы в организации работник оформляет множество заявлений. Заявление — документ, который фиксирует:. В Трудовом кодексе РФ этот документ упоминается часто: в ст. Например, выдать копии документов, связанных с работой приказ о приеме на работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки , по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления ст. В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы: заключаются письменные соглашения, работнику направляются письменные предложения и др. Но даже если трудовое законодательство не требует оформлять заявление в письменной форме, лучше все-таки его написать.

ГОСТ Р , утв. Разграничить кадровые приказы с разными сроками хранения можно, в частности, указывая Рассчитайте зарплату, с учетом того что время отгула оплачивать не надо. срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;; ее содержание и объем .

Как правильно нумеровать приказы и где можно посмотреть правила присвоения им номеров? Каждая компания может разработать такие правила самостоятельно в зависимости от ее структуры, численности сотрудников и видов издаваемых приказов. Причем использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно.

Настоящие Методические указания устанавливают требования, которыми следует руководствоваться при определении состава, форм и порядка ведения эксплуатационной документации на рабочих местах цеха АСУ ТП ТАИ тепловых электростанций. Перечень эксплуатационных документов цеха АСУ ТП ТАИ приведен в приложении 1; образцы форм эксплуатационных документов - в приложении 2; порядок внесения изменений, пересмотра эксплуатационных документов - в приложении 3; порядок оформления технического обслуживания и капитального ремонта СУ ТП - в приложении 4; ведение эксплуатационной документации с использованием АСУ П в цехе АСУ ТП ТАИ - в приложении 5; пояснение применяемых терминов - в приложении 6; перечень нормативных документов, на которые имеются ссылки в настоящих Методических указаниях - в приложении 7. В приложении 1 приведен перечень эксплуатационной документации, которую должен вести персонал цеха АСУ ТП ТАИ , с указанием местонахождения документов, лиц, ответственных за их ведение, сроков пересмотра и хранения документов. В зависимости от местных условий объем указанной документации может быть изменен по решению технического руководителя электростанции или АО-энерго.

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ХРАНЕНИЕ КУРИНЫХ ЯИЦ \ Часть 2. \ Как проверить и хранить яйца
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. inciomid

    Очень глупое мнение. Покупка старого фонда это выброшенные деньги, которые скоро обесценятся. Покупать нужно только новострой, либо уже введённый в эксплуатацию либо у надежного застройщика здесь риск хоть и есть, но может принести Профит после окончания строительства)